RENACE 2026 — Case study

The problemEl problema

A one-off event with a fixed date, messy data and a door that could not become a bottleneck.Un evento único con fecha fija, datos desordenados y una puerta que no podía convertirse en cuello de botella.

Messy source dataDatos de origen desordenados

The attendee list came from a spreadsheet with missing column headers, two emails in one cell, incomplete domains and invisible characters copied from Word.

La lista de asistentes venía de un Excel con encabezados vacíos, dos correos en una celda, dominios incompletos y caracteres invisibles copiados de Word.

An unknown venueUn salón desconocido

Six people scanning at a single entrance, on phones nobody knew in advance, with no guarantee of mobile data or wifi.

Seis personas escaneando en una sola entrada, con celulares que nadie conocía de antemano y sin garantía de datos ni de wifi.

Hundreds of personal filesCientos de archivos personales

Every ticket and every certificate was personal, and each one had to reach the right person, with a clear record of who did not receive it and why.

Cada entrada y cada certificado era personal y debía llegar a la persona correcta, con un registro claro de quién no lo recibió y por qué.

What I builtLo que construí

One pipeline from the organizer’s spreadsheet to the door, and from the door to the certificates.Un solo flujo desde el Excel del organizador hasta la puerta, y de la puerta a los certificados.

Spreadsheet
Cleaned data
QR tickets
Email
Offline check-in
Certificates

Excel
Datos limpios
Entradas con QR
Correo
Check-in sin conexión
Certificados

From registration to post-event follow-up.Del registro al seguimiento después del evento.

Data cleaningLimpieza de datos

A Python script that reads the organizer’s spreadsheet and produces one clean record per attendee.

Un script en Python que lee el Excel del organizador y produce un registro limpio por asistente.

Falls back to column position when headers are missing
Strips invisible characters and splits cells with two emails
Four ticket types, each with its own email copy

Usa la posición de la columna cuando falta el encabezado
Quita caracteres invisibles y separa celdas con dos correos
Cuatro tipos de entrada, cada uno con su propio texto de correo

Tickets and deliveryEntradas y envío

Each ticket combines the designer’s template, the attendee’s name and a unique QR code, sent by email.

Cada entrada combina la plantilla del diseñador, el nombre del asistente y un QR único, y se envía por correo.

SMTP sender that reconnects and retries on its own
Bounce checker over IMAP, matched against the attendee list
Every undelivered ticket traced with a reason and handed over for manual delivery

Envío por SMTP que se reconecta y reintenta solo
Revisión de rebotes por IMAP, cruzada con la lista de asistentes
Cada entrada no entregada tiene su motivo y pasó a entrega manual

Offline check-in appApp de check-in sin conexión

A web app installed on any phone that keeps working with no signal after the first load.

Una app web que se instala en cualquier celular y sigue funcionando sin señal después de la primera carga.

QR scanning, plus search by name for people without their ticket
CSV export with the time of each scan
Automatic camera restart for a real iOS Safari bug

Escaneo de QR y búsqueda por nombre para quien no traía su entrada
Exportación a CSV con la hora de cada escaneo
Reinicio automático de la cámara por un bug real de Safari en iOS

Certificates and reportsCertificados y reportes

After the event, 253 certificate files were matched to attendees and sent with a preview in the email.

Después del evento, 253 certificados se cruzaron con los asistentes y se enviaron con vista previa en el correo.

Files matched to people by normalized name
PDF reports for the organizer with the status of every attendee

Archivos cruzados con cada persona por nombre normalizado
Reportes en PDF para el organizador con el estado de cada asistente

The app at the doorLa app en la puerta

Screens from the check-in app, captured with sample attendees. Real attendee data is never shown.Pantallas de la app de check-in, capturadas con asistentes de ejemplo. Nunca se muestran datos reales.

Check-in scanner screen with a live counter — Scanner with a live counter and a filter by day.Escáner con contador en vivo y filtro por día.

Valid ticket result showing name, seat and ticket type — Valid ticket: name, seat and ticket type.Entrada válida: nombre, asiento y tipo de entrada.

Duplicate scan warning with the time of first entry — Same ticket twice: flagged with the time of first entry.La misma entrada dos veces: se marca con la hora del primer ingreso.

Search by name for attendees without their ticket — Search by name for anyone without their ticket.Búsqueda por nombre para quien no trae su entrada.

Try the demo →Probar la demo → Access code: renace2026 · sample data only · search works without a cameraCódigo de acceso: renace2026 · solo datos de ejemplo · la búsqueda funciona sin cámara

ResultsResultados

305 of 318 tickets reached their inbox without a bounce. The rest had a clear reason (a typo, no email on file or a mailbox that does not exist) and went to the organizer for manual delivery.

At the door, six phones scanned tickets independently and offline, so a slow venue connection never held up the line.

305 de 318 entradas llegaron a su bandeja sin rebote. El resto tenía un motivo claro (un error de escritura, sin correo registrado o un buzón que no existe) y pasó al organizador para entrega manual.

En la puerta, seis celulares escanearon de forma independiente y sin conexión, así que la señal del salón nunca frenó la fila.

RoleRol: Design, development and operation on event daysDiseño, desarrollo y operación en los días del evento
Stack: Python, openpyxl, Pillow, qrcode, SMTP and IMAP, ReportLab, PWA with html5-qrcode, Vercel
DataDatos: Attendees, ticket types, delivery and bounce status, check-in times, certificatesAsistentes, tipos de entrada, estado de envío y rebotes, hora de check-in, certificados